Que faire lors de l'embauche d'un salarié ?
Comment gérer un salarié à employeurs multiples ?
Comment gérer un apprenti ?
Que faire lors de l'arrêt de travail d'un salarié ?
Que faire lors de la reprise de travail d'un salarié ?
Que faire lors du départ d'un salarié ?
Que faire lors du décès d'un salarié ou d'un membre de sa famille ?
Comment signaler un changement de situation de famille ?

Que faire lors de l'embauche d'un salarié ?
Etablir une demande d'affiliation dans le mois suivant l'embauche pour permettre au salarié de bénéficier sans délai des garanties de prévoyance et ou de santé et l'adresser aux services de gestion concernés.
En retraite, mentionnez le nouveau salarié sur la déclaration annuelle des salaires .
Nous vous conseillons d'utiliser l'affiliation en ligne grâce aux services sécurisés, pour les contrats souscrits auprès d'une des institutions du Groupe NOVALIS, valable en retraite et en assurance de personnes. Vous pourrez également réaliser des Mutations ou Promotions.

Comment gérer un salarié à employeurs multiples ?
Si un collaborateur travaille pour le compte de plusieurs entreprises, il doit être affilié auprès des différentes institutions ARRCO et AGIRC de ses employeurs quel que soit son statut.

Comment gérer un apprenti ?
Les cotisations de retraite complémentaire ARRCO sont calculées sur les rémunérations fixées par décret en pourcentage du SMIC, après déduction d'une fraction égale à 11 % du SMIC. Ces cotisations sont en tout ou partie prises en charge par l'Etat.
L'assiette mensuelle des cotisations dues est calculée sur la base de 169 fois le montant horaire du SMIC en vigueur au 1er janvier de l'année au cours de laquelle est versée la rémunération.
Les entreprises artisanales, ou de 10 salariés au plus, bénéficient de la prise en charge par l'Etat des cotisations (parts patronale et salariale) correspondant au taux obligatoire.
Les entreprises non artisanales de plus de 10 salariés bénéficient de la prise en charge par l'Etat de la seule part salariale correspondant au taux obligatoire.
Les entreprises qui cotisent à des taux supérieurs aux taux obligatoires doivent verser les cotisations totales (parts patronale et salariale) sur ce taux supplémentaire. Ces cotisations sont calculées sur les rémunérations minimales telles que définies ci-avant.

Que faire lors de l'arrêt de travail d'un salarié ?
Pour tout arrêt de travail, adresser aux services de gestion, dans le délai d'un mois, une déclaration d'arrêt de travail accompagnée des certificats médicaux et des photocopies de paiements d'indemnités journalières délivrées par la Sécurité sociale.

Que faire lors de la reprise de travail d'un salarié ?
Dès la reprise d'activité d'un salarié indemnisé par la Sécurité sociale, adresser aux services de gestion, dans un délai d'un mois, une déclaration de reprise d'activité.

Que faire lors du départ d'un salarié ?
En assurance de personnes : établir un avis de radiation dès le départ du salarié pour suspendre les garanties de prévoyance souscrites par l'entreprise.
En retraite : mentionner la date de départ du salarié sur la déclaration nominative annuelle.
Le plus simple pour vous : la radiation en ligne grâce aux services sécurisés.

A NOTER : si le salarié part à la retraite, il lui appartient d'adresser à l'institution, 3 mois avant la date d'effet prévue, une demande de retraite complémentaire ARRCO et (ou) une demande de retraite complémentaire AGIRC.
A SAVOIR : les Institutions de NOVALIS proposent, sous certaines conditions, une protection sociale aux demandeurs d'emploi indemnisés par les ASSEDIC. Pour en savoir plus, consultez notre offre PROTECTION RELAIS.

Que faire lors du décès d'un salarié ou d'un membre de sa famille ?
Le décès du participant doit être déclaré aux services de gestion dans le délai d'un mois par l'intermédiaire de la Déclaration de décès .
Si le participant décédé laisse un conjoint ou un enfant susceptible de bénéficier d'une pension de réversion (consultez la rubrique salariés pour en connaître les conditions) il lui appartient d'adresser à l'institution de retraite dans les meilleurs délais une demande de réversion ARRCO et (ou) une demande de réversion AGIRC accompagnés des justificatifs indiqués au verso des imprimés.

Comment signaler un changement de situation de famille ?
Les changements de situation de famille (mariage, naissance, décès d'un enfant à charge, veuvage, divorce) doivent être déclarés immédiatement aux services de gestion par l'intermédiaire de l'entreprise au moyen de la Déclaration de changement de situation de famille.

Que faire si l'entreprise ne reçoit pas le décompte trimestriel de cotisations ?
En quoi consiste la Déclaration Nominative Annuelle (DNA)?
En quoi consiste la Liste Nominative Annuelle (LNA) ?
Quand verser les cotisations ?
Comment verser ses cotisations ?
Comment adopter la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) ?
Quels salaires déclarer en cas de chômage partiel, de congé de conversion… ?

Que faire si l'entreprise ne reçoit pas le décompte trimestriel de cotisations ?
Si le décompte trimestriel de cotisations n'a pas été reçu (défaut d'acheminement, changement d'adresse, etc…), déclarer les cotisations sur papier libre, à en-tête de l'entreprise, en rappelant les références "adhérent" qui figurent sur le décompte du trimestre précédent ou sur l'attestation qui a été remise lors de l'adhésion.
La non réception du décompte trimestriel doit être signalée au service "recouvrement" de NOVALIS.
Les cotisations doivent être réglées dans les délais impartis.

En quoi consiste la Déclaration Nominative Annuelle (DNA) ?
L'objectif est la collecte par les institutions de retraite complémentaire, des salaires annuels de l'entreprise pour nous permettre de calculer la cotisation globale de l'entreprise, de calculer les cotisations individuelles et d'attribuer des points de retraite aux salariés dans les différents régimes.
4 procédures sont possibles; Pour en savoir plus, consultez notre rubrique dédiée.
La Déclaration Nominative des salaires doit nous être adressée au plus tard :

	par support magnétique ou informatique : le 28 février (ou le 29 février selon les années) qui suit l'exercice au cours duquel les salaires ont été versés.
	par support papier : le 31 janvier qui suit l'exercice au cours duquel les salaires ont été versés.

A NOTER : Pour la retraite, une pénalité de retard sera appliquée en cas de transmission tardive.

En quoi consiste la Liste Nominative Annuelle (LNA) ?
La Liste Nominative Annuelle des traitements dite “LNA” concerne les institutions prévoyance et nous permet de calculer avec exactitude le montant des cotisations et d’actualiser nos fichiers, afin d’accroître la qualité de nos prestations. Il est donc important de compléter les LNA pré-établies en mentionnant les salaires bruts perçus.
Cette déclaration peut se faire :

	via Net-entreprises,
	par le site internet www.mv4.dads-saisie.net,
	par support papier.

La LNA doit nous être adressée au plus tard :

	par support magnétique ou informatique : le 28 février (ou le 29 février selon les années) qui suit l'exercice au cours duquel les salaires ont été versés.
	par support papier : le 31 janvier qui suit l'exercice au cours duquel les salaires ont été versés.

Quand verser les cotisations ?
Les cotisations calculées sur les salaires payés au cours de chaque trimestre civil sont exigibles dès le 1er jour du trimestre civil suivant.
Elles doivent nous parvenir au plus tard le dernier jour du mois suivant le terme du trimestre auquel elles se rapportent.
Les cotisations trimestrielles doivent être réglées :
- le 30 avril pour les cotisations du 1er trimestre
- le 31 juillet pour les cotisations du 2ème trimestre
- le 31 octobre pour les cotisations du 3ème trimestre
- le 31 janvier pour les cotisations du 4ème trimestre
Chaque fin de trimestre nous vous adressons un décompte récapitulant les taux de cotisations en vigueur au sein de votre entreprise.

Comment verser ses cotisations ?
Le règlement des cotisations peut être effectué par :
- chèque,
- virement bancaire,
- télérèglement via Net-entreprises.

Comment adopter la Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) ?
Via le site Net-entreprises.fr, par abonnement :

	DUCS EFI : le fichier que vous aurez à remplir sera pré amorcé, vous n'aurez plus qu'à le compléter
	DUCS EDI : vous transférez vos propres fichiers via le site net-entreprises
Pour la DUCS " papier " il convient de nous demander le " guide de mise en œuvre et conditions du contrat ".

Quels salaires déclarer en cas de chômage partiel, de congé de conversion, pour la retraite … ?
En cas de chômage partiel, il convient d'indiquer le nombre d'heures indemnisées (y compris les 60 premières heures). Les indemnités compensatrices ne sont pas soumises à cotisations.

En présence d'un congé de conversion, la radiation intervient à la date de départ de l'entreprise. Toutefois si le participant n'a pas retrouvé d'activité à la fin du congé de conversion, il doit être réinscrit pour la durée du préavis (effectué ou non).

Comment obtenir le remboursement des soins de santé ?
Pour obtenir un remboursement de frais de santé, les salariés doivent, selon le cas suivre l'une ou l'autre de ces procédures :
- s'ils bénéficient de NOEMIE (la mention " décompte transmis… " figure sur le bordereau de la Sécurité sociale) : le dossier est traité directement sans que le salarié ait à intervenir.

Attention ! Pour les cas suivants, des justificatifs des dépenses réellement engagées doivent être adressés aux services de gestion en même temps que l'envoi à la Sécurité sociale :
- prothèses dentaires, orthodontie, paradontologie : la facture détaillée et acquitée précisant la nature des actes, la cotisation et le coût de chaque prothèse. En cas de refus, faire préciser le motif par le praticien.
- optique, acoustique, orthopédie et appareillage : la facture détaillée acquittée par le fournisseur,
- lentilles de contact : la facture originale détaillée et acquitée,
- hospitalisation : la facture originale acquittée, précisant le détail des actes et leur cotation,
- cure : les factures originales acquittées des frais de thermes et d'hébergement.

si aucune mention de transmission n'est portée sur le bordereau de la Sécurité sociale, le salarié doit adresser les originaux des volets de remboursement de la Sécurité Sociale et, le cas échéant, de tout autre organisme, accompagnés des justificatifs de frais rappelés ci-dessus.

Comment mettre en place la procédure NOEMIE au sein de l'entreprise ?
Nous demandons à chaque salarié de nous faire parvenir la demande d'adhésion à la procédure NOEMIE, la photocopie de l’attestation jointe à sa carte vitale (éventuellement celle du conjoint salarié ne bénéficiant pas par ailleurs d'une mutuelle) et un relevé d'identité bancaire (RIB).

Quelles sont les catégories d'invalidité ?
Il existe 3 catégories d'invalidité :

	1ère catégorie : invalides capables d'exercer une activité rémunérée.
	2ème catégorie : invalides incapables d'exercer une profession quelconque.
	3ème catégorie : invalides qui, incapables d'exercer une profession, sont dans l'obligation d'avoir recours à l'aide d'une tierce personne pour accomplir les actes ordinaires de la vie.

Quels salaires déclarer pour un salarié en arrêt de travail ?
Au regard des régimes de retraite complémentaire AGIRC - ARRCO, les salaires soumis à cotisations correspondent à ceux réellement versés par l'employeur, soit en vertu de la convention collective soit à titre bénévole, auxquels s'ajoute, le cas échéant, le montant de la part patronale des indemnités journalières servies par l'institution de prévoyance de l'employeur. L’assiette de cotisations est la même que dans le régime général de la Sécurité sociale.

Quelles sont les conséquences d'un changement de convention collective ?
Il appartient à l'entreprise de :

	redéfinir les fonctions de chaque collaborateur par référence à la nouvelle classification,
	nous en informer le plus rapidement possible afin d'actualiser le dossier,
	de préciser les obligations prévues par la nouvelle convention afin d'étudier les adaptations à apporter éventuellement aux contrats.

Quelles sont les formalités en cas de changement d'adresse, de raison sociale, ou de cessation d'activité ?
Nous transmettre un document officiel (journal d'annonces légales, compte-rendu d'assemblée générale…) relatant le changement intervenu et précisant la date à laquelle il s'est réalisé.
Si la cessation de l'entreprise s'accompagne de la reprise de fonds en tout ou partie, les coordonnées du successeur doivent également nous être transmises.